Die RWO AG nutzt für Projekte mit Drittpartnern wie Gemeinden, Institutionen und Firmen bereits die Vorteile von Microsoft Teams. Dokumente können hier ideal ausgetauscht und bearbeitet, Pendenzen und Termine koordiniert und Diskussionen per Video-/Telefonkonferenzen geführt werden. Die Arbeitsbereiche der einzelnen Projekte wurden jedoch von verschiedenen Mitarbeitenden manuell zeitaufwändig eröffnet und wiesen daher unterschiedliche Strukturen auf. Gemeinsam mit der OCOM sind die Verbesserungsziele ausformuliert worden: Teams sollte bleiben, aber der Erfassungsaufwand verkleinert und die Handhabung vereinfacht werden.
Die von der OCOM vorgeschlagene Lösung erfüllt alle Bedingungen: Die kompatible Software beeSpaces ermöglicht es, in Teams Projekte kontrolliert, schnell und übersichtlich zu erstellen. Die vorgängig mit der RWO AG individuell abgestimmten Vorgaben lassen den Aufbau und die benötigten Module für alle Projekt-Arbeitsplattformen in der gleichen Logik erscheinen. Zugriffsrechte sind definiert, Bezeichnungen standardisiert und Arbeitsbereiche klar zu- und ausgewiesen. Das ermöglicht ein leichtes Zurechtfinden und effizientes Online-Zusammenarbeiten. Zudem kann intelligent und den Kundenbedürfnissen entsprechend automatisiert werden: ist zum Beispiel ein Teams-RWO-Projekt beendet, wird es automatisch und an korrekter Stelle archiviert.
SharePoint
als Cloud-Dokumentenablage
Microsoft Teams
als Kommunikations- und Kollaborations-Instrument
beeSpaces
als Provisionierungs-Lösung für neue Teams in Teams
«Seit 2019 verwenden wir bei der RWO AG kontinuierlich die Office 365-Palette und konnten so die Möglichkeiten in der täglichen Projektarbeit kennenlernen. Aufgrund der positiven Erfahrungen wollten wir einen Schritt weitergehen und eine verbesserte Struktur in unseren digitalen Zusammenarbeiten erreichen. Der Beizug der OCOM hat sich gelohnt: Mit der vorgeschlagenen Softwarelösung beeSpaces von bee365 konnte das Projektteam in relativ kurzer Zeit eine effiziente Basis für unsere Online-Arbeitsplattformen erarbeiten. Das gibt uns Sicherheit und wir können uns ganz auf die Inhalte der gemeinsamen Projekte mit internen und externen Partnern fokussieren. Die IT- und Business-Spezialisten der OCOM haben uns während des Prozesses zielführend begleitet und uns Potenziale aufgezeigt, von denen wir nun profitieren können.»